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档案管理制度

第一章 总则

第一条 为加强协会的档案管理,建立健全档案管理制度,保障协会的正常工作,规范协会的办公行为,使档案工作的程序、方法、要求等制度化、规范化,保证档案信息的合法性、真实性和完整性,根据《中华人民共和国档案法》、《社会团体登记管理条例》及协会《章程》的有关规定,结合实际工作情况,特制定本制度。

第二条本制度的主要内容包括档案工作岗位责任制、文件、材料收集归档制度、档案鉴定制度、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案复制制度、档案统计制度、档案库房管理制度、档案销毁制度。

第三条本制度涉及的档案主要包括办公文件档案、会员档案、人才信息库档案,而财务会计档案除遵循本制度外,还须遵循《会计档案管理制度》。

第二章 档案工作岗位责任制

第四条分管档案工作的协会领导职责

4.1 组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和业务指导单位关于档案工作的各项方针政策的活动。

4.2 加强对协会档案工作的领导,将档案工作纳入协会的整体发展计划,列入协会议事日程,督促分管部门按上级和协会档案部门要求做好应做的工作。

4.3 关心档案工作和档案室的建设与发展,从人力、物力、财力上给予支持,及时解决工作中的重大问题和困难,改善工作条件,使档案工作与协会各项工作协调发展。

第五条档案员职责

5.1贯彻实施本档案管理制度法。

5.2对各有关部门形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

5.3负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片,收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

5.4负责管理各部门档案,维护档案的完整、准确与安全,并为本协会各项工作的需要提供服务。

5.5按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

5.6按规定向档案馆移交应进馆的档案。

第六条分管档案工作的各处(室)领导职责

6.1配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员,并保持相对稳定。

6.2将档案工作纳入本协会的议事日程(每半年研究一次档案工作),帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。

6.3组织本协会人员学习档案法规,执行本档案管理制度

6.4疏通渠道,严格制度,督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累,积极配合专(兼)职档案人员的归档工作 。

6.5协同档案室监督、检查本协会文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6.6负责检查本协会专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。

第七条各处、室专(兼)职档案人员职责

7.1坚持平时整理。根据本协会不同种类文件材料的形成特征,制定案卷类目,合理分类存放,便于利用和归档。

7.2负责本协会文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。

7.3 归档案卷做到组卷合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。

7.4 保管好本部门应归档的案卷,注意文件材料的安全和保密。

7.5积极参加业务学习,不断提高档案工作水平。

7.6按档案室要求对档案进行分类、整理、编目,并编制检索工具。

7.7按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

第三章文件、材料收集归档制度

第八条收集归档范围

本协会在各项工作中形成的具有保存价值的,或者上级和下级送来的与本协会关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等,下同)都属收集归档范围,应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

8.1本级文件

8.1.1各种工作会议、专业会议、会议记录、会议纪要。

8.1.2计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

8.1.3各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

8.1.4向上级请示,与其他单位的来往文书,对下级的指示、批复、通知。

8.1.5各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

8.1.6各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。 

8.1.7反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8.1.8各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。  

8.1.9反映本协会重要活动的照片、录音带、录像带。   

8.1.10电报、重要电话记录、员工工作日志。

8.1.11年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

8.1.12协会制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

8.1.13有关财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证,发放各种证明、证件存根。

8.1.14已故人员资料。

8.1.15重要的人民来信及处理材料。

8.1.16协会编辑、出版的书刊、资料样板。

8.1.17协会(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

8.2上级文件材料

8.2.1上级(包括各部门及派驻协会的调查组、检查组、工作组,下同)有关本协会的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

8.2.2各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本协会、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

8.2.3上级发给本协会的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

8.2.4上级报刊刊载有关协会情况的文章。  

8.3同级文件材料

8.3.1有关单位与协会联合召开会议,共同进行工作,协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

8.3.2有关单位与协会签订的合同、合约、协议。

8.3.3有关单位与协会涉及的重要工作或问题的来往文书。

8.3.4有关单位发来的重要的、须执行的方针、政策性文件。   

8.4下级文件材料

8.4.1年季度工作总结、重要的专题工作总结。

8.4.2重要的调查报告、检查报告、典型材料,比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

8.4.3重要的名册、登记表。

8.4.4大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

8.5归档份数

文书档案一式两份,其中正文和签发稿各一份作存档用,一份作文件汇编用。

8.6归档时间和方法

8.6.1凡经过打字室打印的文件,打印好后由打字员收集,交文书档案员归档。

8.6.2凡各部门发出的文件,由各部门办公室的有关人员收集,交由综合档案室归档。

8.6.3一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束,一个问题已解决,一件案件已处理等),由各部门办公室的有关人员,将进行该项工作形成的全部文件材料,系统整理后送交综合档案室归档。

8.6.4外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料,在该项活动结束时交由文书档案员归档。

8.6.5年度工作总结、各种年报、党员、干部名册,应于翌年一月底前交档案室归档。

8.6.6每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档,各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。   

8.7 归档要求

8.7.1应归档的文件、材料应由各部门具体负责人员收集整理。    

8.7.2正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

8.7.3归档文件材料注意:检查应盖公章是否盖了,文件没有标题应加上标题,内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

8.7.4归档的文件材料原则上应是原稿原件,不得用复制件。 

8.7.5归档的照片、录音带、录像带要写上文字说明。  

8.7.6凡是归档的文件材料必须经过初步整理,把同一具体问题的文件材料集中在一起,按文件的先后形成排列好。 

第四章档案鉴定制度

第九条档案鉴定工作,是甄别和判定档案的价值,并据以确定档案“存毁”的工作。

第十条档案鉴定工作,是一项科学性很强的工作,必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

第十一条档案鉴定,必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

第十二条档案鉴定工作,必须有组织、有领导地进行,一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

第十三条凡是经过认真的鉴定,判定为保存或销毁的档案,必须按照规定的程序,办好鉴定手续。

第十四条档案鉴定工作,是一项决定档案命运的工作,档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作,严格遵守档案鉴定工作制度。

第五章档案借阅管理制度 

第十五条本协会各部门借阅档案,必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

第十六条 外单位来人查阅本协会档案,需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。

第十七条秘密、机密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

第十八条查阅各门类档案应在阅览室内进行,不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的,需经部门负责人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。

第十九条珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

第二十条凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

第六章档案保密管理制度

第二十一条档案是国家的宝贵财富,协会各门类档案本身具有机要性质。因此,档案部门和工作人员,必须遵守保密制度,履行保密手续,严格遵守保密十条原则,确保档案的安全。

第二十二条凡是利用档案,必须经档案人员提供,任何人不得直接动用。 

第二十三条借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续,限期使用,按期返还。返还档案要认真检查核对,发现问题及时追查。 

第二十四条利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料,须严格履行审批手续,未经批准的,严禁提供利用。 

第二十五条外单位查阅档案,需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案,以及外供图纸和技术文件,统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供,任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者,必须追查责任,对于严重损害国家和协会利益者,要依法追查刑事责任。

第二十六条发现有关泄密事件,应立即报告,及时追查。

第二十七条不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。 

第二十八条不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友,出入公共场所。 

第二十九条单位领导和保密小组要定期检查保密工作,总结经验,堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

第七章档案复制制度

第三十条本协会工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本协会员工复制本职工作范围以外的档案,需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材料须经协会领导审批后方可复制。 

第三十二条外单位一般不予复制,确因工作需要应持单位介绍信,经协会领导签批同意方可复制。

第三十三条复制后要及时进行登记。

第八章档案统计制度

第三十四条档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象,以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

第三十五条统计作用。档案统计工作,为制定档案工作的方针、政策,编制档案事业发展规划,开展档案科学研究,进行定性分析与定量分析,提供科学的依据。

第三十六条统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况,以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

第三十七条统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料,实行统计监督。

第三十八条统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

第三十九条统计方法。档案统计工作,必须把零星的个别的原始资料,进行综合整理,使之成为能反映整体现象的资料,再进行分析和研究,总结出典型性的经验教训,以提高档案的科学管理水平。

第四十条按期统计。平时必须积极收集资料,做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面系统的统计。

第四十一条专人统计。配备统计人员,熟悉统计业务;掌握统计资料,数字统计连贯;准确统计数字,按时统计上报。

第九章档案库房管理制度

第四十二条档案保管工作,是采用一定的技术设备、措施和方法,对档案实行科学保管和保护,防治档案损毁,延长档案寿命,维护档案安全。

第四十三条按专业类项进行保管,做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化,以利于档案的保护管理。

第四十四条坚持以防为主、防治结合方针,切实做好档案“十防”(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作,确保档案完整安全。

第四十五条加强库房基础设施建设,逐步购置先进设备,改善库房管理条件;引用先进科学技术,实行科学管理。

第四十六条库房要保持温度在摄氏14-24°C,相对湿度在45-60%之内;保持清洁干净,做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

第四十七条库房管理人员要做到天天打扫卫生,每天上下班各检查一次温湿度,每月清理二次档案柜卫生,发现有字迹褪变和纸张破损的案卷,及时进行抢救。

第四十八条接交进馆的档案,要认真清点,履行签字接交手续;档案外借,要认真清点,履行批准手续,并保证按期归还;非工作人员不得进库房,以防意外;在库房里不准吸烟。

第十章档案销毁制度

第四十九条档案的销毁,是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

第五十条档案销毁,必须按照国家规定档案销毁的标准,严格进行鉴定。

第五十一条经过鉴定确需销毁的档案,必须写出销毁档案内容分析报告,列出档案销毁清册。

第五十二条档案销毁,必须严格执行审批制度,履行批准手续。

第五十三条批准销毁的档案,应及时送造纸厂化为纸浆或焚毁,且要有两人鉴销;销毁完毕,鉴销人要在销毁清册上写明某曰已销毁并签名盖章。

第五十四条档案的销毁,必须在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》和《案卷目录登记簿》上注明“已销毁” 。

第十一章 附则

第五十五条 本制度解释权归协会综合办公室行政部。 

第五十六条 本制度从2014年1月1日起施行。

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