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会计档案管理制度

第一章 总则

第一条 为了加强会计档案管理,保证会计档案的安全、完整、及时,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》、财政部《会计档案管理办法》及协会《章程》的规定,结合本协会的实际工作情况,特制定本制度。 

第二章 会计档案管理部门 

第二条 会计档案的具体管理工作由财务部门负责,由财务部门指定专人负责在专门地点保管。协会档案主管部门和财务部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。

第三条 财务部门及协会内部有关的分协会、子协会,必须建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第三章 会计档案归档的范围 

第四条 会计凭证:包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表,涉及对外对私改造资料,银行存款(借款)对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。 

第五条 会计账簿:包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。 

第六条 财务报告:包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报,月、季、年度会计报表,报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。 

第七条 其它会计核算资料:凡与会计核算紧密相关的,由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。 

第八条 会费收据、非经营性发票、普通税务发票。 

第四章 会计档案的整理 

第九条 会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。 

9.1会计凭证

9.1.1按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。 

9.1.2分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。 

9.1.3封面装订:要求所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 

9.2会计账簿

9.2.1会计账簿在办理完年度结账后,所有账簿(除跨年使用的账簿外),只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样,不填其它内容。 

9.2.2会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。 

9.2.3活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账尺,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。 

9.2.4会计账簿的装订顺序:会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。 

9.2.5装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。 

9.2.6账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。 

9.2.7装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。 

9.2.8会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存(借)款日记账、分户明细账、辅助账。 

9.3会计报表:会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。 

第五章 会计档案的归档保管 

第十条 当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由财务部门保管一年,期满后存入档案并由专人保管。 

第十一条 会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 

第十二条 机构变动或档案管理人员调动时,应办理交接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。 

第六章 会计档案的借阅使用 

第十三条 财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。 

第十四条 凡需借阅会计档案人员,须经财务负责人或单位领导批准后,方可办理调阅手续。 

第十五条 借阅会计档案人员,不得在案卷中标画,不得拆散原卷册,更不得抽换。 

第十六条 借阅会计档案人员,不得将会计档案携带出外,特殊情况,须经单位领导批准。需要复制会计档案的,须经财务负责人或单位领导批准后方可复制。 

第七章 各种会计档案保管期限 

第十七条 会计凭证保管15年。 

第十八条 会计账簿保存15年,其中现金和银行存款日记账保存25年。 

第十九条 会计报表保存10年,其中年度决算表永久保存。 

第二十条 发货票保管5年。 

附表:《会计档案保管期限表》 

第八章 会计档案的销毁 

第二十一条 会计档案保管期满,需要销毁时由档案部门提出销毁清单,汇同财务部门共同鉴定后,编制会计档案销毁清册,报经主管经理和上级主管部门批准后,方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到结清债权、债务时为止。 

第二十二条 按规定销毁会计档案时,应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销,监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对。销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况以书面形式报告有关领导。 

第九章 附则 

第二十三条 本制度未涉及情况按国家有关规定处理。 

第二十四条 本制度由理事会编订,经会长办公会同意,自2014年1月1日起实施。


附:会计档案保管期限表

序号

档案名称

保管期限

备注

会计凭证类



1

原始凭证

15年


2

记账凭证

15年


3

汇总凭证

15年


会计账簿类



4

总账

15年

包括日记账

5

明细账

15年


6

日记账

15年

现金和银行存款日记账保管25年

7

固定资产卡片


固定资产报废清理后保管5年

8

辅助账簿

15年


财务报告类


包括各级主管部门汇总财务报告

9

月、季度财务报告

3年

包括文字分析

10

年度财务报告(决算)

永久

包括文字分析

其他类



11

会计移交清册

15年


12

会计档案保管清册

永久


13

会计档案销毁清册

永久


14

银行余额调节表

5年


15

银行对账单

5年


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