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票据管理制度

第一章 总则 

第一条 为了加强协会内部管理,明确责任,规范票据管理,特制定本制度。

第二条 本制度根据相关的财经制度及协会的实际情况,规范票据申领、使用和回收等管理流程。

第三条 加强票据管理,杜绝单据遗失现象。谁遗失谁负责,罚遗失者每张单据金额的10%,直接从报销金额中扣除(即实报金额为应报金额的90%)。 

第四条 财务部有权拒绝持非正式票据报销。 

第二章 发票管理 

第五条 发票签发

5.1由申请人在《零星开票通知单》中详细填写部门名称、申请日期、合同号(右上角填写)、单位全称、业务发生具体日期、开票金额、费用性质、申请人姓名等,交财务主管审批、会计审核后领取。 

5.2若单位名称与合同中的单位名称不相符,业务员需持有双方企业盖章认可的证明(特殊情况可由部门负责人签字认可),财务部方可开具发票。 

5.3若业务实际发生与合同不符,业务员需持有原签约单位的附加合同或加盖公章的证明方可开票。 

5.4杜绝开无单位名称发票。

5.5杜绝开无单位纳税号发票(根据国家相关规定)。

5.6杜绝开单位名称不全发票,任何人无权缩减单位名称。

5.7开发票时遇到的其他特殊情况,财务人员均应取得协会领导的批准后,才能开具发票。 

第六条 发票填写。协会统计(或会计)应根据审核无误的《零星开票申请单》按照发票顺序认真填写,保证真实、准确、完整,并加盖协会发票专用章。不得涂改、挖补或撕毁。

第七条 废票处理。若因填错或其他原因需要将发票作废,应整套(存根联、发票联、记帐联)保存,并注明“作废”字样,以备查验。 

第八条 发票领取。若业务人员需要借出发票,需有书面申请并由财务主管签字批准;财务人员对于借出发票应进行登记,并及时收回。

第九条 发票丢失。丢失发票的一切后果由当事人自负。

9.1若丢失已经开出的发票,在对方单位提供相关证明文件(标明发票号及金额并加盖公章)后,协会方可提供加盖协会发票专用章的发票存根联复印件;发票复印件盖章需由财务主管批准,财务人员应进行登记并由当事人签字。

9.2若业务人员丢失空白发票,则按相应规定程序处理。

第十条 发票回收 

10.1当天领出发票,已收款项的,当天必须将款项交到协会出纳处,否则作挪用公款处理;当天未能收回款项的,当天必须将所领发票交还协会财务部统一保管。

10.2客户因特殊原因需先将发票留下后再结款项的,所开发票金额在2000元以下的,领票人必须要求客户签收条,经本部门负责人签字后交回协会财务部;所开发票金额在2000元以上的,领票人必须持客户签收并加盖客户公章的收条,经部门负责人签字后交回财务部。违反此项,每次扣款200元直至开除。 

10.3已经签发的发票,若需更改、退票(换名称或换金额),必须写明原因并经部门负责人签字确认后方可退换。 

10.4内容不符时的处理。发票回收的付款单位名称与业务员所报客户名称或所申请发票名称不符时,会员部AE人员必须同时上交由付款方加盖财务章的付款说明交财务部备案。如无说明,财务先扣留支票,要求业务人员补交说明,如到截止日期仍无说明,按应收款处理。 

第十一条 特别规定 

11.1已提供劳务并签订合同的,业务员凭盖章认可的合同及零星开票通知单,在财务人员核对无误后开具发票。 

11.2未提供劳务已签订合同但又未收款的,业务员根据部门认可的业务内容,填写零星开票通知单,由部门负责人签字,方可开具发票。若此项合同终止又收不回原发票视同应收款处理。 

11.3未提供劳务,已签订合同且已收款的,业务员可凭零星开票通知单开具发票。 

11.4已提供劳务,但未签订合同且已收回款的,业务员根据部门认可的业务内容,填写零星开票通知单开具发票。 

11.5未提供劳务且未签订合同的,禁止开发票。特殊情况如预收款项等,须部门负责人专门说明。 

第十二条 票额核查。会计(统计、业务部门)应根据当天的 “支票回收单”核对每张发票(每笔业务发生额)的回款情况,对所开出发票(所发生业务)进行监督。 

第三章 收据管理 

第十三条 收据视同发票管理,财务部门应严格按规定执行,如不按规定执行出现问题由财务部负全责。 

第十四条 收据不得重复开具,若已开出收据需换开发票,必须要求客户先将收据退回后再补开发票。

第四章 支票管理 

第十五条 支票的购买、填写和保存由出纳负责。

第十六条 签发支票。

16.1经办人必须填写“支票领用单”,由经办人、部门负责人、 财务主管签字后出纳方可开出。 

16.2签发支票必须封填收款单位名称; 

16.3签发支票必须由收取支票方在支票头上签收或盖章。

第十七条 签收支票。出纳收取支票时,须立即开具加盖有“支票收讫”章的一式四联的《支票回收单》,由缴款人在右下角签名后,交缴款人、缴款部门、出纳、会计各留存一联。 

第十八条 建立和健全《银行存款日记帐》簿,银行出纳应根据审批无误的收支凭单,逐笔顺序登记银行流水收支帐目,并每天结出余额。

第五章 附则 

第十九条 本规定解释权归协会综合办公室财务部。 

第二十条 本规定由理事会编订,经会长办公会同意,从2014年1月1日起施行。

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